Как создать удалённое рабочее место

Внедрение виртуального офиса в IT-инфраструктуру компании подразумевает создание удалённых рабочих мест для всех сотрудников или определённой группы персонала. Другое название удалённого рабочего места – аббревиатура DaaS (Desktop as a service – «рабочий стол как услуга»). Суть услуги в том, что пользователи работают с так называемыми образами рабочих столов, в то время как все данные, программы, настройки хранятся на удалённом сервере.

Так как вся аппаратная часть сосредоточена на стороне провайдера услуги, пользователи автоматически избавляются от проблем с установкой, поддержкой, обновлением программ на удалённом рабочем столе. Причём речь идёт не только о специализированном ПО, таком как программы учёта и автоматизации, но и об офисных пакетах, мессенджерах, почтовых клиентах и т.д.

Как создать удалённое рабочее место?

Существует две основные технологии виртуализации рабочих мест: VDI (virtual desktop infrastructure) и RDS (remote desktop services). В первом случае на общем сервере находятся образы операционных систем каждого пользователя. В случае RDS рабочей средой пользователя выступает операционная система самого сервера, то есть программы запускаются непосредственно на сервере. Технология RDS затрачивает меньше аппаратных ресурсов сервера, к тому же снижаются затраты на лицензированные программы. С другой стороны, пользователь при таком подходе не сможет установить своё виртуальное приложение.

Услуга подключения и настройки удаленного рабочего места востребована у руководителей малого бизнеса, стартапов, владельцев интернет-магазинов, брокерских компаний, креативных агентств и многих других направлений. Всех их объединяет желание максимально сократить издержки на обслуживание оборудования и программного обеспечения. Это оптимальное решение, если бизнес «живет» онлайн, и главная задача услуги DaaS – сделать работу с ПО безопасной, контролируемой и удобной.

К преимуществам организации удалённых рабочих мест для сотрудников компании относятся:

• Прозрачность работы каждого сотрудника. С точки зрения политики безопасности, виртуальное рабочее место надёжнее, чем стационарные компьютеры. Сотруднику невозможно, например, незаметно скачать базу клиентов на диск или случайно удалить важные данные.
• Быстрая настройка нового рабочего места. Развёртывание удалённого рабочего стола для каждого сотрудника занимает несколько часов даже с учётом индивидуальных настроек.
• Снижение издержек на IT. Например, если вы подключаете удалённое рабочее место 1С, вам не нужно покупать мощный сервер, содержать в штате системного администратора и покупать лицензию. Все ваши расходы равны плате за услугу DaaS.

Недостатки удаленных мест

Основной недостаток DaaS – это неизбежный рост трафика. При этом чаще всего это будет целевой трафик, который нельзя ограничивать или запрещать. Проблема решается увеличением пропускного канала, что незначительно увеличит бюджет на обеспечение работоспособности сети.

Если качество связи будет неудовлетворительным, рекомендуем проверить ограничения провайдера или настройки безопасности.

Удаленные рабочие места требуют тщательной настройки – от этого зависит безопасность данных внутри компании. Для повышения безопасности используют настройку доступа пользователей – каждый сотрудник имеет свои полномочия. Сами аккаунты защищают при помощи двухфакторной аутентификации. Запрет на доступ к некоторым файлам и совершение определенных операций позволит уберечь персональные и коммерческие данные от случайной или намеренной утечки.

Все недостатки DaaS, в том числе отсутствие зрительного контроля удаленных работников, можно свести к минимуму благодаря грамотной работе IT-специалистов.

Как проверить эффективность сотрудников?

Работу удаленных сотрудников можно контролировать с помощью явных и скрытых программ. Чаще всего сами работники пользуются ПО, которое позволяет отслеживать, чем именно занимается персонал при загрузке удаленного рабочего места: можно мониторить прогресс выполнения задания и даже делать снимки экрана с заданной периодичностью.

Внутренние настройки DaaS фиксируют, когда пользователь входит в аккаунт и сохранят активность на рабочем месте. В зависимости от глубины настроек можно искусственно ограничить доступ к определенным ресурсам – это используется не только для проверки эффективности сотрудников, но и для того, чтобы обезопасить личные и корпоративные данные.

Самые популярные инструменты для совместной работы и проверки эффективности использования удаленного рабочего места:

• Slack;
• ActivTrak;
• Toggl;
• Jira;
• Trello.

При выборе ПО для учета рабочего времени обращайте внимание на следующие возможности:

• отчеты по времени и приложениям;
• снимки экрана;
• Keylogger;
• блокировка сайтов.

Установив и настроив все необходимые приложения, вы сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами удаленного рабочего стола, в том числе повысить эффективность всех отделов компании.

Протестируйте решение «Смарт Офис» — «Удаленное рабочее место» бесплатно.