Как заполнить справку для службы занятости

Работодатель обязан выдавать сотрудникам документы, связанные с их трудовой деятельностью. Это касается и справки о среднем заработке, необходимой для назначения пособия по безработице. О том, как правильно ее заполнить читайте в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Зарплата»

Справку о среднем заработке (денежном довольствии) для определения размера пособия по безработице (стипендии) (далее — справка) выдают по последнему месту работы (службы) безработного. На ее подготовку Трудовой кодекс отводит три рабочих дня со дня подачи работником (бывшим работником) заявления ( ст. 62 ТК РФ ). Нарушив срок, вы рискуете нарваться на проверку, инициированную бывшим работником. За нарушение законодательства фирму могут оштрафовать или приостановить деятельность на срок до 90 суток ( ст. 5.27 КоАП РФ ). Обидно, если причиной тому станет банальное нарушение сроков.

Заявление работника

В первую очередь обратившийся за справкой гражданин должен написать заявление. Почему в этом случае недостаточно устного запроса? Для отслеживания процедурных сроков нужно точно зафиксировать дату обращения. Проще всего это сделать, зарегистрировав заявление в журнале входящих документов. Регистрационный номер и дату также проставляют на копии документа, которую отдают заявителю (работнику). Заявление может быть составлено в произвольной форме. Образец приведен ниже.

После регистрации заявления бухгалтер должен произвести расчеты , оформить справку, подписать ее у руководителя и выдать работнику.

Форма справки

Форма и порядок выдачи справки нормативными правовыми актами Российской Федерации не утверждены. Как правило, ее разрабатывают региональные подразделения Роструда. К примеру, в столице она утверждена приказом Департамента труда и занятости населения г. Москвы от 27.04.2010 № 132 .

Если форма справки утверждена, ее чистый бланк выдаcт окружная служба занятости населения, куда обратился бывший работник.

Если форма справки не утверждена

Если в регионе этот документ не разработан, его оформляют в произвольном виде ( письмо Федеральной службы по труду и занятости от 08.11.2010 № 3281-6-2 ). Обратите внимание : даже если форма справки утверждена на региональном уровне, работодатель может составить ее произвольно.

Обязательные реквизиты

Независимо от формы справка должна быть оформлена надлежащим образом, а именно содержать:

- угловой штамп. Если в организации его нет, то в левом верхнем углу указывают название юридического лица, наименование вышестоящего органа (если он есть), юридический адрес, телефон;

- подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой;

Многие подразделения службы занятости подготавливают специальные памятки по заполнению cправки. Не постесняйтесь спросить у работника такую памятку. Возможно, он получил ее в службе занятости.

Сведения и показатели

Справка необходима для расчета пособия по безработице бывшему работнику и обязательно содержит следующую информацию.

ФИО работника и наименование работодателя. Недостаточно указать только фамилию и инициалы работника. Имя, отчетство работника и наименование работодателя надо писать полностью.

Период работы в организации. С какой по какую дату между организацией и гражданином были трудовые отношения.

Средний заработок. Главный показатель — средний заработок за последние три месяца работы перед увольнением.

График работы. Имеется в виду рабочий график, который был установлен сотруднику в течение последних 12 месяцев действия трудового договора. Он может совпадать с графиком работы предприятия, но может быть и индивидуальным. Бухгалтеру следует точно отразить в справке следующие периоды:

- работы на условиях неполного рабочего времени;

- отпусков по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет;

- отпусков без сохранения заработной платы;

- вынужденных прогулов по вине работника.

Эта информация влияет на размер пособия по безработице.

Заполнение справки

Заполнение справки рассмотрим на примере. За образец возьмем бланк, утвержденный приказом Департамента труда и занятости населения г. Москвы от 27.04.2010 № 132 .

Пример

Раиса Петровна Мышакова работала в ЗАО «Строитель» с 12 января 2009 года по 12 марта 2012 года. Основной вид деятельности организации — строительство зданий и сооружений, код по ОКВЭД — 45.2 (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности утвержден постановлением Госстандарта России от 06.11.2001 № 454-ст).

Адрес ЗАО «Строитель»: 111399, г. Москва, ул. Новогиреевская, д. 7. Телефон 7 (495) 304-55-00 , ИНН 7720123456. Большую часть времени работнице был установлен стандартный режим пятидневной рабочей недели. В течение 12 месяцев, предшествующих дню увольнения, работница:

- с 13 марта по 2 мая 2011 года находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;

- с 3 мая по 30 ноября 2011 года работала в режиме неполного рабочего времени по 4 часа в день;

- с 26 по 30 декабря брала отпуск за свой счет.

Средний заработок сотрудницы за последние три месяца, предшествующие увольнению, составил 38 120,4 руб. На основании этих сведений необходимо заполнить справку.